Nextcloud(Nextcloud+Talk)
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●インストール
Waffle Cellにはいくつかの「ユーザー名」があります。混同しないようにご注意ください。
NextcloudをWaffle Cellにインストールする手順
(1)管理者TOPでWaffle Cell管理者名・管理者パスワードを入力してログイン、一覧からNextcloudをクリック。
(2)サービス追加削除(一般) → Nextcloudとクリック。
(3)Nextcloudの管理者ID、Nextcloudの管理者パスワードを設定。(Waffle Cell管理者名とは別物)
(4)2人以上で使う場合は、Nextcloudの管理者IDでログイン後、ユーザーIDを登録する。
「会社全体」「営業」などと「グループ」を作り、
「会社全体」グループ → 全社員のユーザーIDを登録、
「営業」グループ → 営業社員のみのユーザーIDを登録という使い方も可能。
●主な機能の紹介
Nextcloudは下記【 1 】【 2 】のように大きく2つの機能があります。
【 1 】Dropboxのように使う。
NextcloudはDropboxのようなソフトウェアですが、Nextcloudは容量をずっと多く取ることができます。Nextcloudへのアップロードはドラッグアンドドロップで簡単に行えます。
下図、左上はファイラー、下がブラウザで開いたNextcloudの画面、ドラッグアンドドロップでNextcloudにファイルの保存ができます。
※Nextcloudの画面に保存されているファイルは、エクスプローラーで表示はできません。
【 2 】ファイルの同期を取るサービス。
お手元のローカルPCにクライアントソフトをインストールし、
(A)ローカルPCの指定フォルダ ←→ (B)Nextcloud
という形でファイルの同期を行います。
上記(A)でファイルの編集を行うと、変更されたファイルは(B)にコピーされます。
(B)でファイル削除すれば、(A)の同名ファイルも削除されます。
Nextcloudで同期された(A)ローカルPCのファイルは、他のファイル同様エクスプローラで表示されますが、
(B)Nextcloud内のファイルは基本的にエクスプローラで表示されません。ブラウザでWaffle Cellトップページ → Nextcloudにログインして表示します。
※注意 バックアップではなく、あくまで同期です。
Nextcloudで同期指定されているファイルを(A)ローカルPCで削除してしまうと、(B)Waffle CellのHDDからも削除されてしまいます。
同様に(B)Waffle CellのHDDからファイル削除すると、(A)ローカルPCからも削除されます。
【起動】
1.Nextcloudのアイコンをクリック。
2.初めてログインする場合
ログイン画面で「Nextcloud管理者ID」「管理者パスワード」を入力し、ログイン。
3.複数人で使用する場合、ログイン後画面右上歯車 → ユーザー で、
Nextcloud用のユーザーIDを例えばsuzukiやsatoなどと設定し、利用者毎にログインすることも可能。
●主な機能の使い方
Nextcloudの主要な機能として下記の2つがあります。
【使い方】1.Dropboxのように使う
ブラウザでNextcloudにログインすると上記のような画面が表示されます。
もう1つ、エクスプローラ(Windowsキー+Eで起動)を開き、エクスプローラからNextcloud画面にファイルをドラッグ&ドロップしてください。ファイルをNextcloudに保存することができます。
※注意
Nextcloudではファイル名の大文字・小文字を区別します。下図のNextcloudの画面では
・WC.png
・wc.png
と、同じファイル名が上書きされずに保存されています。この2つはWindowsでは同一のファイルと見なされるので、WindowsPCとの間でコピーや同期を取る際に齟齬が生じてしまいます。ファイル名は小文字なら小文字で統一するとか、大文字は先頭のみとかルールを決めてお使いください。
●ファイルのダウンロード
Nextcloudに保存されているファイルはローカルPCにダウンロード可能です。Nextcloudの画面で
ファイル名右の … クリック → メニューからダウンロード可能です。
会社で作成したファイルをNextcloudに保存、自宅でNextcloudにログインし、ファイルをダウンロードという使い方ができます。
●ユーザーの追加
2人以上でNextcloudを使う場合、ユーザーIDを追加します。
Nextcloudのサービス追加時に指定した「Nextcloudの管理者ID(初期値 admin)」・「Nextcloudの管理者パスワード」でログインをします。
※「Nextcloudの管理者ID」と「Waffle Cell管理者名」は別物です。混同しないようにご注意ください。
画面右上のメニューからユーザーをクリックします。
画面上で「ログイン名」「パスワード」「グループ」を指定し、作成ボタンを押します。 これで新規ユーザーが作成されます。オプションの指定も可能です。
・グループは「管理者」も指定可
・「クォータ」でディスク容量制限も指定可
●URLでファイルの共有
Nextcloudに保存されているファイルのURLをメールで他者に送り、他者のPCでダウンロードしてもらうことができます。ファイルサイズが大き過ぎてメールの添付で送信できないファイルを送る時に便利です。
(1)ファイル名またはフォルダ名の横の「共有」クリック。
(2)「URLで共有」クリック。
(3)URLをコピーして他者にメールで送る。
(4)ファイル名横の「共有」をクリックした場合、受信者は該当ファイル(例図で赤丸のPDF)のみダウンロード可能。フォルダ名横の「共有」をクリックした場合、受信者はフォルダ内のファイルのみダウンロード可能。有効期限やパスワードの設定も可能。
【使い方】2.Windows や Mac との同期
お手元のローカルPC(Windows や Mac) にクライアントソフトをインストールすることでデータを同期できます。
(1)クライアントソフトをダウンロード(注意:英語サイト)
「Install Desktop Clients」のWindowsならWindows用をダウンロード。
(2)ダウンロードしたクライアントソフトをインストール。
(3)すべて初期値でOK・・・とにかくインストールする。
(4)インストールしたNextcloudクライアントソフト起動 → サーバーアドレス欄入力。
https://<ホスト名>.wafflecell.com/nextcloud
(5)Nextcloud用管理者ID・パスワードを入力。
(6)[接続]クリック → 同期開始!
Nextcloudクライアントソフトのインストールの詳細につきましてはこちらをご覧ください。
これで
C:￥Users￥<ユーザー名>￥nextcloud ←→ Waffle Cell内のHDD
という形で、ファイルの同期を取ることができます。
※上記Waffle Cell内のHDDはWindowsのエクスプローラ等で参照することはできません。
●その他の機能
Nextcloudは上記「主な機能」以外の使い方に加え、他のサービス・プラグインとの組み合わせにより下記の機能が追加されています。
共同ワープロ
複数ユーザーが1つの文章を作成、編集できる機能です。Nextcloudの他、管理TOPからログイン後、「サービス追加削除(一般)」から下記2つのサービス追加を実行してください。
※必ず(1)(2)の順でインストールしてください。
(1)[社内]Etherpad-lite
(2)[Web]NextCloud Etherpad統合
上記インストールが完了後、Nextcloudにログイン、画面上部HOMEの隣の+をクリックすると下記のメニューが表示されます。
メニュー下部Protected Pad が共同ワープロです。クリック → 文書名変更すると一覧に変更後の文書名が表示されます。文書名をクリックすると編集画面が開きます。
共同ワープロは複数ユーザーが同一の文書に同時にアクセスし、文書作成することができます。重要なメールを複数人で下書きする時などに便利でしょう。
複数人で同時に文書作成すると、文章がユーザーごとに自動的に色分けされます。
※NextcloudとEtherpad-lite(共同ワープロ)を統合すると、Etherpad-lite(共同ワープロ)単体での使用はできなくなります。
Talk
テレビ電話、チャットができます。
※Talkにはスマホアプリがあり、App StoreやGoogle Playからダウンロード可能です。
一覧からテレビ電話、チャットをしたい相手を呼び出すことができます。ブラウザであれば画面右上「通話開始」をクリックしてください。同じボタンが「通話終了」に変わるので、通話が終ったら「通話終了」をクリックします。
スマホであれば、相手の名前タップで通話開始します。通話終了は赤い終話ボタンをタップします。
操作が終ったら、ブラウザは画面右上のイニシャルからログアウトします。スマホアプリはログアウトの必要がありません。
カレンダー
スケジュール管理をするプラグインです。
●カレンダーの作成・共有
初期値として「個人」カレンダーがあります。「新しいカレンダーを作成」クリックし、趣味用、仕事用などとカレンダーを分けて設定することもできます。
カレンダー名右側の共有アイコンをクリックし、グループ名・Nextcloud用ユーザーIDを指定することにより、複数ユーザーでカレンダーを共有することができます。
ブックマーク
ブックマークをNextcloudに登録しておき、PC、スマホ、タブレットからNextcloudにログインすることでブックマークを共有することができます。
●ブックマークの登録
1.PCでNextcloudにログインし、ブックマーク画面左下の歯車をクリック。
2.ブックマークレットが表示されるので、ブラウザのブックマークにドラッグアンドドロップ。
3.ブラウザで新規タブを開き、ブックマーク登録するWEBサイトにアクセス、ブックマークレットをクリック。
これで、WEBサイトがNextcloudのブックマークに登録されます。移動中の電車内でタブレットで有益なHPを見つけた → Nextcloudブックマーク登録 → 帰社してPCでゆっくり確認という使い方ができます。
パスワードマネージャー
パスワードを管理するプラグインです。インターネットをやっているとパスワードが多くなって混乱してしまいます。サイト毎にユーザー名・パスワードを保存しておくことができます。
パスワードマネージャーのアイコン クリックで、新規Vaultを作成します。
パスワードは暗号化されているため、安全に保管できます。
「目」のアイコンをクリックすると非表示になっているパスワードが表示されます。
[パスワード]タブでは、パスワードを生成することができます。
いざパスワードを作ろうとしてもなかなか思い浮かばず誕生日や携帯番号にしてしまうことがあります。そういうときにご利用ください。
アナウンス
Nextcloudの管理者 → グループ内各ユーザー という形でメッセージを流すことができます。
例えば、管理者が「明日運動会があります」とアナウンスすれば、各ユーザーは「雨の場合はどうしますか」とコメントを入力することができます。
●アップデート
Nextcloudを起動するとアップデート通知が表示される場合があります。その際「コマンドラインでインストールを終了する」は選択しないでください。
Nextcloudのアップデートはこちらの手順で行ってください。
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